Turistička agencija je dužna da obaveštava ugostitelja o toku popunjavanja smeštajnih kapaciteta.
Ukoliko nije u mogućnosti da popuni sve angažovane smeštajne kapacitete, turistička agencija je dužna da u ugovorenim ili uobičajenim rokovima obavesti ugostitelja o tome i da mu dostavi listu gostiju, kao i da u obaveštenju odredi rok do koga ugostitelj može slobodno raspolagati angažovanim kapacitetima.
Ugostiteljski kapaciteti koji u listi gostiju nisu označeni kao popunjeni, smatraju se slobodnim od dana prijema te liste od strane hotela za period na koji se lista odnosi.
Posle proteka toga roka turistička agencija ponovo stiče pravo da popunjava angažovane smeštajne kapacitete.